ダメな会議はこんな感じ?効率的な会議の方法まとめます。
みなさんは会社の会議というものに参加しますか?
私の場合には、月に一回行われる定例会議に出席しています。
みなさんも思うところはあるかと思いますが、建設的な話など何もない。ただの報告会になってしまっているという感じはありませんか?
もっと効率よく、建設的な話し合いを行いたいものです。
そこで今日はどのようなポイントが会議に必要なのかということを書いていこうと思います。
ではまずどのような会議が良くないとされるのかその会議の特徴を挙げてみましょう。
・目的や目標が曖昧である
・理想論だけで話を進行、まとめてしまう
・そもそも話がまとまらない
・一人の人の意見だけで全てが決まり、活発な意見交換が行われない
・誰か・何かにたいする批判や否定的な意見ばかりになる
・良い意見を出さない・出ない・出させない
おそらくみなさんが思っている退屈で何の成果も生みださない会議とはこのようなことではないでしょうか?
ではどのようにすれば効率的で生産性の高い会議を行うことができるのでしょうか。
そのポイントを挙げていこうと思います。
・しっかりとした目的・目標を持ち、目指す意味や価値を広く共有すること
参加者の意識を同じにするということはとても大切なことです。同じ目標を目指しているからこそ効果的な方法や生産性の高い意見が出てくるのだと思います。
・会議においける進行者を決め、その人が発言者を指定する。
誰もかれもが好き勝手に話してばかりでは、いつまでたっても話は前に進みません。また、会議は時間を限られていますので、決められた時間の中で有効的な意見を出していく為には計画的に進行を行う人が必要です。進行者は誰かが話している時に割り込んできたり、場を乱してしまう行為を見逃してはいけません。
・各参加者との信頼関係を深めることで発想力がより高められる。
信頼関係の無い状態では、上司の話を「はい。はい。」と聞くだけで、自分の意見が正直に伝えられないなんて時もありますね。これにはお互いに歩み寄り、信頼関係を積極的に作ることで、安心した状態で話し合いを行うことができるでしょう。その状態だからこそ言える意見というのもあるはずです。
・必要があれば最大限の発想・意見を出せる場を作る。
会議で椅子に座っているだけでは意見が出ない場合もあります。そんな場合にはグループワークなどを取り入れて、より効率的に意見を出せる場を創り出す必要もあります。
・状況を観察し、必要に応じた介入、会話の掘り下げを行う。
誰かが話をしている時には、その話している様子を観察しましょう。緊張していたりする場合には深呼吸するように指示をしてみたり、これは効果的な意見かもしれないという内容を話している場合には、その話を掘り下げてより深い部分での意見を探ってみましょう。こうして誰かが誰かをアシストすることで、お互いの信頼関係を深める狙いもあります。
・目標・目的を達成するための具体的な方法を策定する。
如何に魅力的な目標があっても、そこにたどり着くまでの手法が曖昧である場合、到底目指すことすらもできずに挫折してしまいます。
目標に辿りつくための具体的な方法、ノウハウ、具体的な行動計画などを決めていきます。例えば、どのようなステップを踏んで進んでいくのか、進捗状況についてはどう確認をするのか、どのように評価をしどのような場合を反省材料とするべきなのかなどですね。
・意見をまとめ・結論を出す。
いくら良い話し合いが行われていても最終的に「で、どうなったんですか?」と突っ込みたくなる時ありますよね。そのような時にはためらわずにその突っ込みをしてみましょう。この結論をまとめるという行為は進行者がおこなうものになるのでしょうが、そこに行きつくまでの過程はみなさんの意見あってこそということになります。話をまとめてもらわないとみんなが困ってしまいます。
いかがでしたか?
ザックリではありますが会議を効率的に行う方法をまとめてみました。
これは私自身の考えをまとめるものでもあるので中途半端だとおもわれるかもしれないのですが、これからも機会があれば改訂し、よりよい考えをまとめていこうと思っています。
暑い日にはカルピスかポカリが美味しく感じられる今日この頃でした。